Google Workspace를 이용해 학생과 교직원의 시간을 절약하고 활발한 공유를 이끌어낸 국립 더블린 대학교

더블린 국립 대학교에서는 학생, 교수, 교직원이 서로 소통하고 온라인 리소스를 이용할 수 있도록 이메일 및 생산성 도구에 대한 간편한 액세스를 제공해야 하며, 그러면서도 IT팀의 부담은 늘리지 않아야 합니다. UCD의 웹 서비스 책임자인 브라이언 모리세이씨는 “특정 기기에 제한되지 않고 모든 것이 무선으로 작동하는 개방형 네트워크를 제공해야 합니다."라고 말합니다. 32,000명의 학생과 6,000명의 교직원이 이메일을 사용하고 문서를 공유하기 위해 캠퍼스 네트워크를 이용하게 되므로 여기에 연결되는 컴퓨터, 태블릿, 스마트폰의 수는 최대 4만 대에 달할 수 있습니다. 모리세이씨는 “학교 내 사용자들은 상시 사용 기능을 원하며, 기기 등록 또는 이메일 연결에 대한 걱정 없이 사용하기를 원합니다."라고 말합니다.

기존의 Sunmail 이메일 시스템은 모리세이씨와 IT팀 입장에서는 관리에 대한 부담이 큰 시스템이었고, 학생과 교직원 입장에서는 사용이 편리하지 않은 단점이 있었습니다. 모리세이씨는 “비용과 관리 측면에서 낭비가 많았기에 두 가지 문제를 모두 개선하고자 합니다."라고 말합니다. IT 직원들은 여러 대의 대용량 이메일 서버뿐 아니라, 더 많은 서버에서 실행되는 스팸 및 바이러스 백신 소프트웨어를 유지 관리하고 모니터링해야 했습니다. 또한, 학생과 교직원은 제한된 계정 할당량때문에 메일을 자주 삭제해야 해서 불만이 많았습니다. Morrissey 씨는 “기능 측면에서 여전히 뒤처져 있는 시스템의 아키텍처를 갱신하려면 수십만 달러의 비용이 필요했습니다."라고 말합니다. IT팀은 구현 및 관리가 쉬운 클라우드 기반 이메일 시스템으로 전환하기로 결정했습니다.

원활한 이전을 위해 캠퍼스 곳곳에 헬프 데스크 운영

UCD는 번거롭고 낙후된 이메일 시스템을 대체하기 위해 Gmail을 선택했습니다. 모리세이씨는 “Google을 선택한 가장 큰 이유는, Gmail이 안정성이 높고 항시 사용 가능하며 사용자가 직관적으로 사용할 수 있다는 점입니다. Gmail은 모두에게 친숙한 인터페이스입니다."라고 말합니다.

모리세이씨와 팀원들은 Google로의 원활한 전환을 위해 교직원과 학생의 이메일 메시지를 학과별로 Gmail로 이전한 다음 각 학과 내에 임시 헬프 데스크를 마련했습니다. 모리세이씨는 “교직원들이 있는 사무실이나 학생들이 많이 지나다니는 중앙 광장 근처에 헬프 데스크를 두고 일했습니다. 사용자를 직접 상대하는 데 많은 시간을 할애했습니다. 시간과 비용이 많이 들긴 했지만 이를 통해 학생들과 교직원들이 새로운 이메일 시스템으로 빠르게 전환할 수 있었기 때문에 그만한 가치가 있는 일이었습니다."라고 말합니다.

Gmail 사용에 익숙해진 학생들과 교직원들은 Google 문서, Google 캘린더, Google+와 같은 Google Workspace의 다른 도구들도 알게 되었습니다. 모리세이씨는 “주로 이메일만 사용했기 때문에 이러한 도구들의 발견은 상당히 고무적이었습니다."라고 말합니다. 교직원과 교수진은 어떤 기기에서나 액세스할 수 있는 Google Workspace가 다른 생산성 도구들에 비해 사용이 간편하다는 사실을 알게 되었습니다. Google 캘린더 덕분에 업무 방식이 바뀌었다고 모리세이씨는 덧붙입니다. 기존에는 학과마다 사용하는 일정 관리 앱이 달랐기 때문에 수업 시간이나 교수의 업무 시간에 변동 사항이 발생해도 학생들에게 알릴 수 있는 일관된 방법이 없었습니다.

시간 절약 및 교수 전략 공유를 위한 창의적 아이디어

UCD 직원들은 Google Workspace를 통해 시간이 많이 걸리는 절차를 대체하고 직원 간 그리고 학생들과 보다 쉽게 소통할 수 있는 창의적인 방법을 찾았습니다. 교수진은 Google+에 UCD 교육 및 학습 커뮤니티를 만들었으며, 이를 통해 학습 환경 개선에 대한 아이디어를 게시하고 다른 교육자로부터 피드백을 받을 수 있었습니다. 모리세이씨는 “Google 없이 이 작업을 수행했다면 참여율이 지금보다 훨씬 낮았을 것입니다."라고 말합니다. 또한 IT 부서는 이메일 목록을 자체 Google+ 커뮤니티로 교체하여, 새로운 기술 이니셔티브에 대한 프레젠테이션을 공유하는데 사용합니다.

UCD 수의학과 교직원과 교수진은 Google Workspace를 사용하여 수업을 계획합니다. 교수진은 웹 서비스팀의 매튜 하인즈 팀장에게 서로 다른 강의에서 주제가 중복되지 않도록 강의 계획안을 보다 효율적으로 공유할 수 있는 방안을 마련해 달라고 요청했습니다. 하인즈 팀장은 교수진에게 Google 스프레드시트에서 모든 수의대 수업을 담은 마스터 스프레드시트를 사용해 보라고 제안했습니다. 그런 다음 Google 사이트 도구로 마스터 스프레드시트에서 데이터를 가져와서 차트에 강의 중인 주제와 강의 시간을 강조표시해 주는 웹사이트를 만들었습니다.

UCD에서는 Google로의 전환을 통해 시간을 절약하고 교육을 개선하는 창의적인 방법을 이끌어냈을 뿐만 아니라 비용 절감의 효과도 볼 수 있었습니다. 기존 이메일 솔루션용 하드웨어와 유지 관리가 필요 없게 되었을 뿐만 아니라, Gmail 사용으로 인해 바이러스 백신 및 스팸 솔루션 비용이 발생하지 않게 됨에 따라, 학교 입장에서는 수십만 달러 상당의 비용을 절감하고 있다고 모리세이씨는 언급합니다.

모리세이씨는 “이제 이메일 연결 문제나 저장용량 문제로 문의하는 사용자가 없습니다. Gmail 사용으로 할당량 초과에 대한 우려가 사라졌습니다."라고 말합니다.