노스캐롤라이나 주립대학교는 기존 이메일 시스템인 Cyrus IMAP와 GroupWise를 사용했지만, 학생과 교직원의 요구사항을 충족하지 못했습니다. 저장용량이 작아 학생들이 이메일을 제대로 사용할 수 없었으며 교직원은 다양한 캘린더 프로그램을 사용했기 때문에 일정 예약에 문제가 있었습니다. 노스캐롤라이나 주립대학교 정보 기술 부서의 커뮤니케이션 및 컨설팅 지원 책임자인 스탠 노스 마틴은 “같은 캘린더를 사용하지 않는 사람과는 회의 일정을 쉽게 잡을 수 없었습니다. 상대방에게 전화하고 일정을 확인하기 위해 이메일을 주고받아야 했죠"라고 말합니다.
학생과 교직원은 공동작업에도 어려움을 겪었습니다. 일례로, 관리자가 직원회의 중 효율적으로 메모를 하고 공유하기가 어려웠습니다. “Microsoft Word를 사용하면 보유한 버전이 최신 버전인지 알 수 없어서 매우 불편했습니다”라고 마틴은 말합니다.
"캠퍼스의 모습을 가장 크게 바꿔 놓은 요인 중 하나는 바로 모든 사람이 동일한 플랫폼에서 동일한 이메일과 캘린더를 사용한다는 점입니다."
Stan North Martin, 공익사업 책임자, 노스캐롤라이나 주립대학교 정보 기술 부서 커뮤니케이션 및 컨설팅
이메일 공간과 일정 관리, 제한적인 공동작업 기능이 불만족스러웠던 CIO는 담당 팀에게 Google Workspace, Microsoft Live, Zimbra 등 학생을 위한 호스팅 옵션을 찾아 달라고 주문했습니다. 주문을 받은 팀은 비용과 편익을 분석한 다음 학생 표적 집단을 만들어서 옵션을 좁혔습니다. 다양한 도구의 시범 테스트를 거치고 직접 시연과 학생 의견을 받아 본 후 이 대학에서는 Google을 선택했습니다. 노스캐롤라이나 주립 대학의 이러한 결정에는 서로 다른 소프트웨어와 하드웨어를 통합하는 능력이 중요하게 작용했습니다. Google 서비스팀의 팀장이자 정보 기술국의 부국장인 사라 노엘은 “당시에 Microsoft 솔루션은 Internet Explorer에서만 작동했습니다. 저희 대학에서는 Mac 사용자 수가 증가하고 있었죠"라고 말합니다.
학생 중 다수가 이미 Google을 사용하고 있었기 때문에 결정을 망설일 필요가 없었습니다.” 한편 CIO는 캠퍼스의 또 다른 연구 그룹에 교수진 및 교직원용 Google Workspace를 평가해 달라고 요청했습니다. 프로세스를 변경할 필요가 거의 없는 솔루션을 찾고 있었습니다. 온프레미스 솔루션에서 클라우드 기반 솔루션으로 전환하려면 어떤 식으로든 변경이 필요하게 마련이지만 인식을 바꾸는 것이 더 어려웠습니다. 학생들이 Google을 활용하여 큰 학업 성과를 거두는 것을 보게 된 대다수의 교수진은 Google로의 전환을 받아들였습니다. 직원 중 일부가 처음에 주저하긴 했지만, Google Workspace를 실제로 사용하기 시작한 이후에는 불만사항이 상당 부분 없어졌다고 노엘은 말합니다. 현재 노엘의 팀은 180,000개의 Google 계정을 관리하고 있으며 이 중 활성 계정은 약 75,000개입니다. 노스캐롤라이나 주립대학교 졸업생은 계정을 무기한 보유할 수 있지만 그중 다수가 비활성 상태입니다.
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